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かわさきの音楽を楽しむ本

かわさきの音楽を楽しむ本
1年前 6ヶ月前 5~4ヶ月前 3~2ヶ月前 1ヶ月前 2週間前 1週間前 前日 当日 コンサート後

奏でる・聴く

コンサートのコンセプト、目的、ジャンル、対象者設定、入場料、会場、必要なスタッフや物品、毎年同時期同地域で同じようなイベントがないか情報収集の後、企画書を作成します。

予算を組む

 企画書に基づき予算案を立てます。予算総額が決まっているときは、その中で何を削るかを検討します。また、収入の部では、助成金、寄付金、協賛金、チケット収入、自己負担などを計上。支出の部では、出演料、会場費、音楽監督、指揮、舞台監督、音響、照明、著作権料、ピアノなど楽器代・調律代、および運搬費、チラシ、プログラム、チケット制作・印刷費、アルバイト、食事、飲み物、スタッフ人件費、など必要なものが抜けないように。

会場を予約する

 市民館などの公共施設は人気があり、特に土日の予約は抽選になることが多い。また、あらかじめふれあいネットに登録しておく必要があります。民間のホールは様々なので、よく調べて企画にあった場所を選びます。楽器によっては使用できない場所もあるので注意。(太鼓、アンプ使用、など)また、当日だけで良いのか、前日も押えるのか、練習会場は別に必要か、控え室はあるかなどもチェック。

出演者交渉

 出演者と直接連絡を取り、こんなコンサートを開きたいという、コンセプトを伝え、演奏してほしい曲があれば一応伝えます。また、出演料の上限はハッキリと伝え、源泉徴収税、交通費が含まれるかどうかもしっかり確認しあった方が後でトラブルになりません。また、当日だけか、前日や事前練習が何回あるか、その料金も出演料に含まれるのか、楽器運搬費は出るか、駐車場は使えるかなども知らせます。また、複数の出演者がいる場合は、メーンの出演者を決め、曲が重ならないように、また、曲調が全体としてバランスが取れるように考えます。

出演依頼書送付

 出演条件の提示。出演者の演目および構成、舞台設営図面などを返送してもらいます。

コンサートのタイトル、曲目の決定後援依頼、協力依頼

 川崎市、川崎市教育委員会、(財)川崎市文化財団、「音楽のまち・かわさき」推進協議会、会場がある区やその地域の商店街、企業などへ後援や協力依頼をします。チラシに後援者が掲載されるとコンサートのグレードがアップ。ただし、川崎市および教育委員会は、2週間程度かかるため、チラシ製作までに許可が下りるように、早めに申請します。もちろん許可なく名前は入れられません。有料のコンサートは、後援依頼書、企画書の他、予算書も提出します。予算書は収支を同じ金額になるように作成します。コンサートの目的・地域貢献度・コンセプト等を説明し共感を得られれば、名義だけでなく寄付につながることも。

チラシ・ポスターの作成

 出演者からプロフィール、写真をもらいます。業者に作成を依頼する場合は3ヵ月前くらいにスタート。出来上がりまでに少なくとも2~3週間は見ておく必要があります。

チラシ配布、ポスター掲示、その他PR

 チラシは、市の後援があれば、公共施設に置けます。関係者に配布または郵送。マスコミにPR(新聞社やミニコミ誌など)、会場周辺の店などに協力依頼、インターネットの利用(「音楽のまち・かわさき」のホームページ、メルマガ、イベント情報など)。

チケット作成と販売

 販売窓口をどうするか。直接販売、郵便振替、近くの商店、チケットぴあなどは利用するか。招待券をどうするかを決めます。(出演者には必ず数枚ずつ渡す。)

会場の担当者と打ち合せ

 打ち合せ前に、舞台進行表(曲の時間、出入りと楽器の移動の有無、司会の出入り、マイクの有無、照明希望など)、および舞台配置図案を作成し、必要枚数を持参し、だいたいの進行の流れ、入りの時間、調律、リハーサル、舞台上の配置、照明、音響等について会場の担当者と打ち合せをします。舞台の配置については、あらかじめ出演者に確認しておく必要があります。
 楽器運搬の方法、駐車場に関しても詰めておきます。

当日の手伝い手配

 人数、担当、拘束時間、交通費等の謝礼、服装など、条件を伝えます。

プログラムの作成と印刷

 出演者へ渡す分と記録用のため、席数より少し多めに作成します。

日本音楽著作権協会へ催物の連絡

 日本音楽著作権協会横浜支部(045-662-6551)へ連絡します。ホームページからも申込みできます。(http://www.jasrac. or.jp/)連絡後、申込み書類がこちらへ送付されてきます。
 申込み不要の条件・・・著作権消滅作品を使用するとき。営利目的でない。聴衆から料金(対価)を受けない。演奏者に報酬が支払われない。その他注意事項があるので、協会の「お申込みの手引き」をよく読んでおきます。

ケータリング(飲み物、弁当)手配運営進行表を作る

 リハーサルと当日の流れと分担、配置図など。出演者、スタッフ全員に配布。また、楽屋、舞台裏、受付に置いておくと便利です。

著作権協会へ申込書等を提出

 5日前までに、「演奏利用申込書」「演奏利用明細書」「プログラム(チラシ)」を提出します。曲目が未定の場合は「演奏利用申込書」のみ提出、残りは開催後5日以内に提出でも大丈夫です。

 当日のプログラム、アンケートなど配布物、「○○様楽屋」「受付」「当日券」などの表示物、備品の準備。リハーサルがある場合は、舞台関係者全員がなるべく参加。ここで、音響、照明、司会、出入り、立ち位置など全てをチェック。大きなコンサートには欠かせません。

当日の分担例

受 付 ・・・ 当日券販売、総合案内、チラシはさみ込み、チケットもぎり、プログラム渡し、車椅子対応、花束受付、アンケート回収
ホール内 ・・・ 会場案内、招待客対応、ドア開閉、写真・ビデオ
舞台裏 ・・・ ステージ責任者、舞台設営、場内アナウンス、開演ベル、録音
楽 屋 ・・・ ケータリング、出演者呼び出し、懇親会準備
会場外 ・・・ 入場前の列整理、駐車場案内

 出演料支払い、源泉徴収税支払い。出演者へのお礼状送付。写真、CDなどがあれば送付します。アンケートまとめ、当日の参加者総数確認、報告書・決算書作成、反省会をします。曲目に変更があった場合は著作権協会へ連絡し、請求書がきたら著作権料を支払います。

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